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如何提高你的办公效率(二)_Update your office productivity

如何提高你的办公效率(一)

1. 清理桌面 Clean up your desktop

11觉得看一个人的桌面就能领略一个人的性格,就好像你看到一个人的着重或者走进一个人的房间,有点简约有点复杂,当然个人习惯不同,我还是崇尚少量图标分层目录的方式,把每天都用的图标留在外面,偶尔使用的发在My Document文件夹里,在桌面建一个临时文件夹,存放MSN、ST接收的文件,临时图片。

YAHOO 桌面插件 有很多实用美观的扩展,而且不怎么占内存,甚至包括我们公司的个人信息查询。

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Home Screen

desktop

2. 管理快捷方式 Manage your shortcuts

把最为常用的程序和文件夹路径放在任务栏的链接里,以方便在满屏时调用

desktop.bmp

3. 整理数据和文件夹 Manage your data & folders

如果你的OFFICE PC只有2个分区,把你的WORKSPACE,Lotus Notes Data等重要数据放在D盘,以防止C盘重做耽误工作,同时建立一个单独的BACKUP文件夹,定期备份所有重要文件。同时保持所有建立的文件夹名称的可读性,把同一类文件统一存放。

4. 文件同步 Synchronize your files

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网络硬盘有很多种,对于内网用户,IBM的image Cattail文件分享系统可以说目前11使用过的最优秀的产品,你可以找到很多内部资料和培训教材,并可以对你下载过的文件进行版本跟踪,如果有新版本上传会有自动邮件提醒,也可以追踪你下载文件的主人的后续信息,他以后上传了什么文件都会在你的页面有所提示,以及有哪些人下载过你上传的文件。上传的文件可以分为公开,共享和私有,支持TAG,你选择分享的话,共享人会自动收到NOTES邮件,在内网带宽的支持下,上传可以达到20-30K/s,下载X10左右,速度非常令人满意,对于项目中一些体积过大不便通过邮件发送的文件都可以上传到这里来共享。

SA对于OFFICE系列文档文件,可以通过MS OFFICE的LIVE插件发布到Office Live Workspace(需要注册),也可以通过FF的GOOGLE DOCS BAR插件发布到GOOGLE 在线文档上面。

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如果你要经常与PDF文件打交道,你可以使用ADOBE的在线PDF分享系统,FLEX实现的,但是受网络限制,速度不是很理想。

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Tags : ITOFFICEWEB

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